Informativa KVKK

1. Identità del titolare del trattamento

Ai sensi dell'art. 10 della legge turca n. 6698 sulla protezione dei dati personali («KVKK»), la seguente persona giuridica adempie all'obbligo di informativa in qualità di titolare del trattamento dei suoi dati personali:

• Denominazione sociale: Partnerfy Bilgi Teknolojileri ve Pazarlama Sanayi Ticaret Ltd. Şti.
• Indirizzo: Orta Mah. Kavaklar Cad. No:15 Ofisada Plaza D:104, Adapazarı, Sakarya, TURCHIA
• Telefono: +90 850 259 30 04
• Email: [email protected]
• N. MERSIS (registro centrale turco delle imprese): 0722116506400001
• N. di iscrizione al registro delle imprese: 43130
• Ufficio delle imposte / n. fiscale: ALİ FUAT CEBESOY / 7221165064

Per gli interessati residenti negli Stati membri dell'Unione europea, la società del gruppo con sede in Germania Partnerfy Informations- und Marketingtechnologien GmbH (Emmy-Noether-Str. 10, 76131 Karlsruhe, Germania) agisce in qualità di titolare del trattamento ai sensi del GDPR. Per le attività di trattamento svolte in Turchia si applica la presente Informativa.

2. Categorie di dati personali trattati

Nell'ambito della presente Informativa sono trattate le seguenti categorie di dati personali, ottenute dall'interessato o da altre fonti:

• Dati identificativi: nome, cognome, data di nascita (se necessaria per un contratto), dati del documento di identità o del passaporto (solo nei casi di obbligo di legge)
• Dati di contatto: indirizzo email, numero di telefono, indirizzo postale, ruolo aziendale, account sui social media
• Operazioni con i clienti: numero di contratto, dati degli ordini, registrazioni dei preventivi, registrazioni di richieste e reclami, estratti dei pagamenti
• Dati finanziari: coordinate bancarie, registrazioni delle fatture, metodo di pagamento, dati sugli incassi
• Dati tecnici e di sicurezza delle operazioni: indirizzo IP, registrazioni di log, dati di sessione, identificativi dei cookie, registrazioni MFA
• Marketing: stato dell'iscrizione alla newsletter, registrazioni dei consensi al marketing, preferenze sulle comunicazioni commerciali elettroniche, risposte ai sondaggi
• Registrazioni audiovisive: registrazioni degli incontri effettuate su richiesta (con informazione preventiva)
• Esperienza professionale: per le candidature, curriculum vitae, referenze, dati su istruzione e certificazioni

Di norma non sono trattati dati personali sensibili (categorie particolari di dati personali); in casi eccezionali possono essere trattati solo con il consenso esplicito o al ricorrere delle condizioni previste dall'art. 6 della KVKK.

3. Finalità del trattamento

I suoi dati personali sono trattati per le seguenti finalità, nell'ambito delle attività commerciali svolte da Partnerfy, dei servizi offerti e degli obblighi di legge:

• Gestione dei processi relativi a preventivi, contratti e ordini dei clienti
• Erogazione, esecuzione e monitoraggio dei servizi (sviluppo software, performance marketing, infrastruttura cloud ecc.)
• Tenuta delle registrazioni di fatturazione, incasso e contabilità
• Gestione dei processi relativi a richieste, reclami, istanze e soddisfazione dei clienti
• Gestione delle comunicazioni (telefono, email, incontri, conferenze online)
• In presenza del suo consenso esplicito, comunicazioni di marketing, invio della newsletter e inviti a eventi
• Visita sicura ed efficiente del sito web e miglioramento dell'esperienza utente
• Prevenzione delle violazioni della sicurezza delle informazioni e delle frodi
• Rendicontazione prevista dalla legge, verifiche fiscali e risposta alle richieste giudiziarie e amministrative
• Valutazione dei candidati e attività di gestione delle risorse umane
• Audit interno, gestione dei rischi e processi di qualità
• Pianificazione strategica, reportistica e analisi statistica

4. Basi giuridiche

Le attività di trattamento dei dati personali si fondano sulle basi giuridiche indicate negli artt. 5 e 6 della KVKK:

• Art. 5/2-a: espressa previsione di legge (ad es. VUK, legge turca sulle procedure fiscali; TTK, codice di commercio turco; ETK, legge turca sul commercio elettronico; KVKK)
• Art. 5/2-c: trattamento direttamente connesso alla conclusione o all'esecuzione di un contratto (predisposizione dei preventivi, stipula del contratto, fatturazione)
• Art. 5/2-d: dati resi pubblici dall'interessato stesso (ad es. dati di contatto accessibili al pubblico su LinkedIn)
• Art. 5/2-e: trattamento necessario per la costituzione, l'esercizio o la tutela di un diritto (gestione delle controversie)
• Art. 5/2-f: trattamento necessario per i legittimi interessi della Società (sicurezza delle reti e delle informazioni, prevenzione delle frodi, audit interno)
• Art. 5/1: consenso esplicito (comunicazioni di marketing, profilazione, targeting basato sui cookie)
• Art. 6/3: trattamento delle categorie particolari di dati solo sulla base del consenso esplicito o delle eccezioni previste dalla legge

Le basi giuridiche sopra elencate possono applicarsi singolarmente o congiuntamente, a seconda della natura e della finalità di ciascuna attività di trattamento.

5. Destinatari

I suoi dati personali possono essere trasferiti alle seguenti categorie di destinatari, per le finalità indicate e adottando le necessarie misure di sicurezza tecniche e organizzative:

• Fornitori di infrastrutture cloud: fornitori come AWS, Google Cloud, Microsoft Azure e Hetzner, per l'archiviazione dei dati, il backup e l'hosting
• Partner commerciali e fornitori: fornitori di servizi software, di design, di consulenza o di marketing coinvolti nel progetto
• Commercialisti e revisori indipendenti: per l'adempimento degli obblighi di contabilità, rendicontazione e revisione
• Consulenti legali: per la gestione dei procedimenti legali, la gestione dei contratti e il monitoraggio delle controversie
• Banche e servizi di pagamento: per le operazioni di incasso, pagamento e fatturazione
• Ufficio delle imposte, GİB (amministrazione fiscale turca) e altri enti pubblici: per l'adempimento degli obblighi di legge
• Autorità giudiziarie e amministrative competenti: su richiesta, nell'ambito di procedimenti giudiziari o indagini amministrative
• Integratori e-Fatura / e-Arşiv (sistemi turchi di fatturazione elettronica): per i processi di emissione dei documenti previsti dalla legge

I trasferimenti sono effettuati in conformità all'art. 8 della KVKK e sulla base di un'ulteriore base giuridica che li legittima.

6. Trasferimenti all'estero

Alcuni dei servizi di infrastruttura cloud, analisi, pubblicità ed email che utilizziamo operano su server situati fuori dalla Turchia (in particolare negli Stati Uniti, in Irlanda e in Germania). Per questo motivo i suoi dati personali possono essere trasferiti all'estero in misura limitata ai sensi dell'art. 9 della KVKK.

Il trasferimento all'estero è possibile solo se ricorre almeno una delle seguenti condizioni: (i) il consenso esplicito dell'interessato, (ii) il trasferimento verso paesi dichiarati dotati di una protezione adeguata dal Kişisel Verileri Koruma Kurulu (Consiglio turco per la protezione dei dati personali, di seguito il «Consiglio»), oppure (iii) la sottoscrizione tra le parti di un impegno scritto approvato dal Consiglio.

Partnerfy tutela il trasferimento sottoscrivendo con tutti i fornitori verso i quali i dati sono trasferiti all'estero clausole contrattuali standard o documenti di garanzia accettabili per il Consiglio. Per maggiori informazioni sui processi di trasferimento può scrivere a [email protected].

7. Modalità di raccolta

I suoi dati personali sono raccolti con mezzi automatizzati o parzialmente automatizzati oppure, se fanno parte di un sistema di archiviazione dei dati, con mezzi non automatizzati, attraverso i seguenti metodi:

• Moduli di contatto, preventivo, demo e candidatura su partnerfy.co e sui relativi sottodomini
• Email inviate a [email protected], [email protected], [email protected] e [email protected]
• Telefonate e messaggi vocali al nostro call center (in caso di registrazione viene fornita un'informativa)
• Contratti firmati in forma fisica o elettronica, moduli di richiesta KVKK, verbali di ordine e di consegna
• Cookie, pixel, log e strumenti di tag management utilizzati sul sito web
• Segnalazioni ricevute da partner commerciali o fornitori e canali di presentazione dei clienti
• Fonti accessibili al pubblico (LinkedIn, gazzetta del registro delle imprese, siti web aziendali)

8. Periodo di conservazione

I suoi dati personali sono conservati per il tempo richiesto dalla finalità del trattamento, entro i termini minimi e massimi previsti dalla normativa applicabile. I periodi di conservazione delle principali categorie di dati sono i seguenti:

Alla scadenza del periodo di conservazione, i suoi dati personali sono cancellati, distrutti o resi anonimi in modo irreversibile in conformità alla Politica di conservazione e distruzione dei dati personali della Società.

9. Misure di sicurezza dei dati

Ai sensi dell'art. 12 della KVKK, Partnerfy adotta misure di sicurezza tecniche e organizzative proporzionate al livello di rischio per prevenire il trattamento illecito dei dati personali e l'accesso illecito agli stessi e per garantirne la conservazione. Le principali misure sono le seguenti:

Misure tecniche:

• Cifratura in transito con TLS 1.2+
• Cifratura a riposo di database e file system
• Autenticazione a più fattori (MFA) e controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC)
• Firewall, WAF, IDS/IPS e protezione DDoS
• Backup regolari e test di disaster recovery
• Scansioni delle vulnerabilità e penetration test periodici
• Raccolta centralizzata dei log, monitoraggio basato su SIEM e allarmi sulle anomalie
• Gestione delle patch, controllo di versione e processi di code review

Misure organizzative:

• Impegni di riservatezza dei dipendenti e formazione sulla KVKK
• Audit dei fornitori e contratti con i responsabili del trattamento
• Aggiornamento costante dell'inventario dei trattamenti di dati personali
• Procedura di risposta alle violazioni dei dati e flusso di notifica entro 72 ore
• Matrice di ruoli, responsabilità e separazione dei compiti
• Revisione annuale di politiche e procedure

10. Diritti dell'interessato

Ai sensi dell'art. 11 della KVKK, in qualità di interessato può esercitare i seguenti diritti presentando richiesta alla nostra Società:

1. Sapere se i suoi dati personali sono oggetto di trattamento
2. Richiedere informazioni in merito, qualora i suoi dati personali siano stati trattati
3. Conoscere la finalità del trattamento dei suoi dati personali e sapere se sono utilizzati in modo conforme a tale finalità
4. Conoscere i terzi, in Turchia o all'estero, ai quali sono trasferiti i suoi dati personali
5. Chiedere la rettifica dei suoi dati personali, se trattati in modo incompleto o inesatto
6. Chiedere la cancellazione o la distruzione dei suoi dati personali in conformità alla KVKK e alla normativa applicabile
7. Chiedere che le operazioni effettuate ai sensi dei punti 5 e 6 siano notificate ai terzi ai quali i suoi dati personali sono stati trasferiti
8. Opporsi a un risultato sfavorevole alla sua persona derivante dall'analisi dei dati trattati, effettuata esclusivamente mediante sistemi automatizzati
9. Chiedere il risarcimento del danno subito a causa del trattamento illecito dei suoi dati personali

11. Modalità di presentazione della richiesta

Per esercitare i diritti sopra indicati in qualità di interessato può utilizzare uno dei seguenti canali, in conformità al «Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ» (comunicato turco sulle procedure e sui principi delle richieste al titolare del trattamento):

• Richiesta scritta: può consegnare la richiesta con firma autografa, di persona o tramite notaio, all'indirizzo «Orta Mah. Kavaklar Cad. No:15 Ofisada Plaza D:104, Adapazarı/Sakarya».
• Kayıtlı Elektronik Posta (KEP, posta elettronica certificata turca): può inviare una richiesta firmata con firma elettronica sicura all'indirizzo KEP della Società (l'indirizzo KEP sarà comunicato su richiesta).
• Email: può presentare la richiesta a [email protected] dall'indirizzo email che ha già comunicato alla Società e che risulta registrato nel nostro sistema.
• Firma mobile / firma elettronica: può inviare all'indirizzo email sopra indicato una richiesta elettronica firmata con firma elettronica sicura.

Nella richiesta deve indicare chiaramente nome e cognome, numero di identità turco (T.C. kimlik numarası; per gli stranieri, passaporto e cittadinanza), indirizzo di residenza o del luogo di lavoro valido per le notifiche, eventuale indirizzo email per le comunicazioni, telefono e fax, nonché l'oggetto della richiesta. Ai sensi dell'art. 13 della KVKK, le richieste sono evase gratuitamente entro un massimo di trenta (30) giorni, a seconda della natura della richiesta; qualora sorgano costi aggiuntivi, si applica la tariffa stabilita dal Consiglio.

12. Diritto di reclamo

Se la sua richiesta viene respinta, se ritiene insufficiente la risposta ricevuta o se non riceve risposta nei termini, ha il diritto di proporre reclamo al Kişisel Verileri Koruma Kurulu (Consiglio turco per la protezione dei dati personali) entro trenta (30) giorni dalla data in cui ha avuto conoscenza della risposta e, in ogni caso, entro sessanta (60) giorni dalla data della richiesta.

Contatti del Consiglio:

• Indirizzo: Nasuh Akar Mah. Ziyabey Cad. 1407. Sok. No:4, 06520 Balgat-Çankaya/Ankara
• Telefono: +90 (312) 216 50 00
• Web: www.kvkk.gov.tr

Prima di esercitare il diritto di reclamo, le consigliamo di contattarci direttamente all'indirizzo [email protected] per risolvere il problema.

13. Data di entrata in vigore

La presente Informativa KVKK è entrata in vigore il 30 maggio 2026. La Società si riserva il diritto di aggiornare l'Informativa a seguito di modifiche normative, aggiornamenti dei processi aziendali o dell'attivazione di nuovi servizi. Il testo aggiornato è valido dal momento della pubblicazione e la data dell'«Ultimo aggiornamento» è indicata all'inizio della pagina.

In caso di modifiche rilevanti, la Società compirà sforzi ragionevoli per informare gli interessati attraverso i canali appropriati (email, banner sul sito).

Le versioni precedenti dell'Informativa possono essere richieste all'indirizzo [email protected].

14. Contatti

Per qualsiasi domanda o richiesta relativa alla presente Informativa può utilizzare i seguenti canali:

• Titolare del trattamento: Partnerfy Bilgi Teknolojileri ve Pazarlama Sanayi Ticaret Ltd. Şti.
• Indirizzo: Orta Mah. Kavaklar Cad. No:15 Ofisada Plaza D:104, Adapazarı, Sakarya, TURCHIA
• Telefono: +90 850 259 30 04
• Email: [email protected]
• Contatti generali: [email protected]
• Supporto: [email protected]
• Area operativa: [email protected]